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合肥师范学院采购管理内部控制制度(试行)

  • 发布时间:2024年01月16日 11:20

  • 添加人:寇筱筱 预审人:  终审人: 徐玉林

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校政秘〔2024〕6 号

第一章 总

第一条 为进一步提高学校采购管理水平,加强学校采购管理内部控制,依据《中华人民共和国政府采购法》《行政事业单位内部控制规范(试行)》《安徽省高校内部控制制度操作规程》《合肥师范学院采购与招标管理办法》等国家、省和学校相关规定,特制定本制度。

第二条 本制度适用于纳入学校统一管理采购活动的内部控制。

第三条 学校采购管理内部控制制度的建立,以保证学校采购活动依法依规、采购工作专业高效、资金利用充分合理等为目标,有效防范舞弊和预防腐败,提高学校采购管理水平。

第四条 学校实施采购管理内部控制遵循下列原则:

(一)全面性原则。采购管理内部控制贯穿学校采购活动的决策、执行和监督等全过程。

(二)重要性原则。采购管理内部控制重点关注采购活动的关键环节、岗位和重大风险事项。

(三)制衡性原则。采购管理内部控制通过在学校内部的部门管理、职责分工、业务流程等方面形成相互制约和相互监督。

(四)适应性原则。采购管理内部控制将根据国家及安徽省有关规定和学校的实际情况,并随着采购活动管理要求的提高,适时修订和完善。

第二章 组织机构及工作职责

第五条 学校采购工作坚持“统一领导、归口管理、分工负责、管采分离”的原则。

第六条 资产管理处(招标办)负责学校采购工作的归口管理。具体负责采购制度建设、采购执行管理、采购合同管理、采购档案管理以及对采购形成的各类资产进行登记和归口管理等。

第七条 财务处负责采购预算资金管理及预算执行监督。具体负责组织学校年度采购预算编制、申报学校年度政府采购预算、核付采购资金和督促采购预算执行等。

第八条 项目(使用)单位负责调研采购需求、申报采购预算、管理采购形成的资产,并对本单位自行采购工作进行监管。

第三章 采购的预算管理、计划制定

第九条 采购项目实行预算管理制,按照“先预算、后采购”的流程,落实采购资金,编报采购预算。

第十条 学校各单位根据学校年度预算时间要求与相关规定,提出本单位年度集中采购预算申请。相关经费管理部门对主管的项目进行经费审核,归口管理部门对主管的项目进行采购需求审核,组织必要性可行性论证。

第十一条 财务处、资产管理处(招标办)、归口管理部门和项目(使用)单位采购预算进行会审,编制年度采购预算。其中政府采购预算须经学校相关决策会议审核批准后上报省教育厅、省财政厅,学校按照省财政厅批复的政府采购预算执行采购。

第十二条 因工作需要变更采购预算的,必须履行相关审批程序。临时急需增加的采购项目,须履行立项审批程序并落实经费。政府集中采购项目变更预算的还须报经省财政相关部门同意。

第十三条 财务处负责检查监督学校政府采购预算的执行进度,联合资产管理处(招标办)、归口管理部门和项目(使用)单位定期协调会商。

第十四条 采购计划由项目(使用)单位根据采购预算提出。采购计划包含采购需求、项目经费来源、相关审批记录等。采购计划审批按采购管理有关规定进行。

第十五条 项目归口管理和项目(使用)单位须按省财政厅有关规定组织专业人员对政府采购需求进行论证。

第十六条 项目归口管理和项目(使用)单位负责组织进口设备采购论证、大型精密仪器设备采购必要性可行性论证。

第十七条 资产管理处(招标办)根据需要对相关项目组织采购需求和评分办法的复审论证。

第十八条 申请单一来源采购的项目,应按有关规定组织论证,预算金额达到规定数额的,还须按相关规定进行报批。

第四章 采购执行管理

第十九条 资产管理处(招标办)应建立重要事项集体决策机制。对学校采购政策的制订、违约供应商的处罚等事宜,应集体研究。

第二十条 委托政府集中采购机构或招标采购代理的项目,采购文件由政府集中采购机构或招标采购代理机构编制,项目(使用)单位复核,资产管理处(招标办)终审确认。校内集中采购项目的采购文件由资产管理处(招标办)负责编制,项目(使用)单位复核确认。

第二十一条 采购项目评审中的采购人代表由项目(使用)单位推荐。

第二十二条 供应商对采购活动事项有疑问并提出书面质疑的,由资产管理处(招标办)会同项目(使用)单位及时予以书面答复,答复内容不得涉及商业秘密。供应商对答复有异议投诉至上级有关部门的,资产管理处(招标办)和项目(使用)单位应当积极配合上级部门调查,如实提供相关材料。

第二十三条 学校采购工作实行回避制度,凡参与采购活动的人员,与投标供应商有利害关系的均应回避。

第二十四条 学校各类采购信息应在相关网站发布,发布的内容包括采购公告、变更(答疑)公告、单一来源采购公示和中标(成交)结果公告。

第五章 采购合同管理

第二十五条 项目(使用)单位按照采购文件、中标人的投标文件确定的事项与中标人商定采购合同。

第二十六条 学校各类采购合同应使用学校合同专用章。

第二十七条 学校集中采购项目合同履行中,需追加与合同标的相同的采购项目,在落实经费、且不改变合同其他条款的前提下,可以与中标人协商签订补充合同,但所有补充合同的采购金额不得超过原合同采购金额的百分之十。服务类项目在采购文件中对续签合同有约定的,执行采购文件规定。

第二十八条 项目(使用)单位负责采购合同的履约管理。资产管理处(招标办)、项目归口部门负责协调解决项目履约过程中的存在的问题。

第六章 验收、支付与资料管理

第二十九条 采购项目的合同条款按时、按质、按量执行完毕后,项目(使用)单位应严格按照项目合同中规定,及时组织验收。

第三十条 项目(使用)单位按省财政部门、学校资产和财务管理相关规定办理采购资金支付手续,工程类项目还需提供决算审计报告,由财务处审核后按合同约定支付。

第三十一条 加强采购工作的档案管理,有关招投标文件、合同等应当妥善保存。资产管理处(招标办)负责对政府采购和学校集中采购相关资料的存档管理,应按学校档案管理有关规定分年度移交学校档案室存档。项目(使用)单位自行采购项目的相关采购资料由项目(使用)单位自行保管。采购档案保管期限从采购结束之日起至少保存十五年。

第七章 纪律与监督

第三十二条 学校采购活动的各单位和工作人员应严格遵守采购工作法律法规和相关政策,规范采购行为,严格遵守采购工作纪律。

第三十三条 参与采购活动的学校各职能部门应当按照职责分工,加强对业务范围内采购活动的监督。对参与学校采购活动的部门(单位)和工作人员不履行或不正确履行职责,造成重大失误,使学校利益受到损失的应当追究其相应责任;对滥用职权、玩忽职守、徇私舞弊、贪污受贿等违纪违法行为,将依纪依法追究责任。

第八章 附

第三十四条 学校各单位自行采购活动内部控制管理,执行学校相关规定。

第三十五条 本制度由资产管理处(招标办)负责解释。本制度实施过程中,如遇与上级及相关部门颁布的新规定不一致时,执行新规定。

第三十六条 本制度自印发之日起施行,原《合肥师范学院采购管理内部控制制度(试行)》(校政秘〔2019〕22号)同时废止。