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合肥师范学院采购与招标管理办法

  • 发布时间:2024年01月16日 11:13

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校政秘〔2024〕6 号

第一章 总 则

第一条 为规范学校采购与招标行为,加强对学校采购与招标活动的监督管理,促进廉政建设,维护学校合法权益,依据《中华人民共和国政府采购法》《中华人民共和国招标投标法》《政府采购需求管理办法》《政府采购非招标采购方式管理办法》《政府采购货物和服务招标投标管理办法》《安徽省省属高校采购管理暂行办法》等相关法律法规,结合学校实际情况,特制定本办法。

第二条 学校使用财政性资金、自筹资金等各类资金在中华人民共和国境内进行的所有采购与招标活动均应依本办法进行管理。本办法所称采购与招标是指学校在教学、科研、管理、服务等活动中,购买货物、工程和服务的行为及其相关活动。

本规定所称货物,是指各种形态和种类的物品,包括设备、家具、图书、材料等。

本规定所称工程,是指建设工程,包括建筑物和构筑物的新建、改建、扩建、装修、拆除、修缮等。

本规定所称服务,是指除货物和工程以外的其他采购对象。

第三条 学校依法组织的各类采购与招标活动,应遵循“公开、公平、公正、诚信、效益”原则,注重资源共享,做到责任明确、节约高效。

第四条 采购与招标项目应根据学校发展的需要科学合理配置,严格按照学校的预算执行,无经费来源的项目一律不得进行招标采购。

第二章 组织机构及工作职责

第五条 学校采购与招标工作实行“统一领导、归口管理、分工负责、管采分离”的管理体制。学校成立采购与招标工作领导组(以下简称领导组),负责学校各类采购与招标工作的领导和决策。领导组下设采购与招标工作办公室(以下简称“招标办”)。

第六条 采购与招标工作领导组由法定代表人任组长,相关 校领导任副组长,资产管理处、财务处等相关职能部门负责人为成员。领导组主要职责是:

(一)对学校采购与招标工作进行统一领导、协调和指导;(二)研究学校采购与招标工作相关重大政策;

(三)审议或决定采购与招标工作中的相关重大事项。

第七条 招标办是学校采购与招标工作领导组的日常工作机构,负责学校各类采购与招标工作的归口管理,其主要职责是:

(一)负责学校招标采购工作的日常管理,制定和贯彻执行相关规章制度;

(二)负责根据招标采购项目性质、金额等情况确定或建议采购方式;

(三)负责政府集中采购项目技术参数等资料的上报,并配合政府集中采购机构做好相关工作;

(四)负责政府分散采购和学校集中采购项目的组织实施;

(五)负责政府采购和学校集中采购的资料整理和归档管理;

(六)负责处理采购过程中的质疑、投诉等相关问题。

第八条 财务处负责采购预算资金管理及预算执行监督,其主要职责是:

(一)负责审核采购预算和采购经费;

(二)负责申报学校年度政府采购预算;

(三)负责采购资金核付,督促采购预算执行。

第九条 项目归口管理部门负责主管项目的有关采购管理工作,其主要职责是:

(一)负责项目的论证,采购经费的落实等前期工作;

(二)负责配合招标办做好采购工作;

(三)负责主管经费的采购项目合同的商定和确认;

(四)负责主管项目的履约、采购与验收的真实性;

(五)负责配合项目(使用)单位办理主管经费的采购项目资金审批及支付手续。

第十条 项目(使用)单位负责采购项目的具体管理,其主要职责是:

(一)负责提出采购需求和预算,保证采购项目的科学性、合理性;

(二)负责进行市场调查,拟定采购需求并落实经费;

(三)负责组织完成本单位自行采购的相关采购工作,并对本单位自行采购工作进行监管;

(四)负责本单位采购项目合同的商定和确认,负责采购项目的履约、采购与验收、资产入库的真实性;

(五)负责办理本单位采购资金审批及支付手续。

第三章 采购与招标组织形式和方式

第十一条 根据资金性质和规模,采购与招标组织形式分为政府采购(含政府集中采购和政府分散采购)和学校校内采购(含学校集中采购、项目(使用)单位自行采购和采购备案)。具体适用范围如下:

(一)政府集中采购。使用财政性资金且在省级政府集中采购目录以内、采购限额标准以上的必须执行国家及安徽省关于政府采购的有关规定和程序进行政府采购,采购人不得将应当政府采购的化整为零或者以其他方式规避政府集中采购。

(二)政府分散采购。使用财政性资金且在省级政府集中采购目录以外、省级政府采购限额标准以上的采购项目执行政府分散采购。政府分散采购由招标办组织采购,可委托招标采购代理机构在委托的范围内代理采购或学校自主采购。

(三)学校集中采购。使用各类资金且在省级政府采购限额标准以下、项目(使用)单位自行采购限额标准(5万元)以上的采购项目执行学校集中采购。学校集中采购由招标办组织实施,根据项目具体情况,可委托采购代理机构代理采购或学校自主采购。

(四)项目(使用)单位自行采购。项目(使用)单位自行采购1万元以上,5万元以下(含)的采购项目,除省级批量采购和学校定点采购供应商供应目录外,由项目(使用)单位填写申请表,经招标办审批同意后,完成自行采购手续。项目(使用)单位要按照“谁采购、谁负责”原则,对采购项目预算、过程、结果及档案管理负主体责任。

(五)采购申请备案。学校定点采购供应商供应目录外、单价或批量在1万元以下(含1万元,全年累计不能超过5万元)的非通用设备、材料、服务类采购(不含电子卖场品目),填写备案表,单位负责人签批后,项目(使用)单位直接采购。

第十二条 采购方式包括公开招标、邀请招标、竞争性谈判、 竞争性磋商、单一来源采购、询价、框架协议、电子平台、市场比选,以及上级有关部门和学校认定的其他采购方式。各类采购方式的适用范围按照国家有关法律法规及各级有关规定执行。

第十三条 省级政府采购公开招标数额标准以上的采购项 目,应采取公开招标方式采购;省级政府采购公开招标数额标准以下项目(使用)自行采购限额标准以上的采购项目,采购方式由招标办根据采购项目性质、金额等情况确定或提出建议。

第十四条 采用单一来源采购方式的,需履行相关论证、审批和公示程序。

(一)预算金额达到省级政府采购公开招标数额标准的,由项目归口管理部门组织3人以上单数的校外专业人员进行论证,通过内部会商,按照有关规定履行公示及报批手续;

(二)预算金额在省级政府采购公开招标数额标准以下,项目(使用)单位自行采购限额标准以上的,由项目归口管理部门组织 3 人(含)及以上单数的专业人员进行论证,通过内部会商,按照有关规定履行公示手续;

(三)预算金额在项目(使用)单位自行采购限额标准以下的,由项目(使用)单位组织3人(含)以上单数的专业人员进行论证,报项目归口管理部门和招标办审批后按照有关规定履行公示手续。

第十五条 政府采购和学校集中采购应当首选采购本国产品,确需采购进口产品的相关单位应在采购实施前报招标办组织专家组论证。专家组应当由五人(含)以上的单数组成,其中包括一名法律专家,产品技术专家应当为非本单位并熟悉该产品的专家。采购人代表不得作为专家组成员参与论证,不得干扰专家独立论证,不得提前拟定论证意见。论证结果报上级主管部门审批后方可执行。

第四章 采购与招标程序

第十六条 采购项目的采购程序

(一)政府采购程序

1. 财务处和招标办根据学校年度政府采购预算,在规定时间内通过徽采云采购监管系统集中申报政府采购计划,年中追加的采购项目须履行相关手续后在规定时间内完成申报。

2. 项目归口管理部门会同项目(使用)单位提供采购项目申请表、详细需求参数、相关的评标办法建议,提交招标办;

3. 招标办审核需求参数和评审办法,确定后提交集中采购机构或招标采购代理机构;

4. 招标办对采购机构编制的采购文件进行复核确认;

5. 招标办会同业务主管部门和项目(使用)单位按照政府采购机构运行程序和规定,配合完成政府采购工作。

(二)学校集中采购程序

1. 项目归口管理部门或项目(使用)单位根据年度预算(采购计划)向招标办提交采购项目申请表、详细需求参数和相关项目的评标办法建议;

2. 招标办审核需求参数和评标办法后编制采购文件,经项目归口管理部门或项目(使用)单位审核确定,在相关网站上发布采购公告;

3. 招标代理机构或招标办在规定时间内接受供应商报名;

4. 招标代理机构或招标办按有关规定组建评标委员会或谈判(磋商、询价、协商)小组;

5. 招标代理机构或招标办按照采购文件规定时间组织开标或谈判(磋商、询价、协商)。评标委员会或谈判(磋商、询价、协商)小组按照采购方式和采购文件有关约定进行独立评审、谈判或协商,评审、谈判(磋商、询价、协商)完成后提交书面评审报告;

6. 原则上中标(成交)供应商为评标委员推荐的第一中标(成交)候选人,如有异议报分管领导或采购与招标领导组审定。招标代理机构或招标办在相关网站发布中标(成交)公告,向中标人(成交人)发出中标(成交)通知书。

第五章 采购与招标需求管理

第十七条 学校应当在采购活动开展前,根据法律法规和国家有关规定、采购预算、采购政策以及市场调查情况等,厉行节约,科学合理确定采购需求,全面落实绩效管理要求。

第十八条 学校应当按照先明确需求后竞争报价的原则,在采购活动开始前确定采购需求,包括采购人为实现项目目标,拟采购的标的及其需要满足的技术、商务要求。

技术要求是指对采购标的功能和质量要求,包括性能、材料、结构、外观、安全,或者服务内容和标准等。

商务要求是指采购标的交付(实施)的时间(期限)和地点(范围),付款条件(进度和方式)、包装和运输、售后服务、保险等。

第十九条 项目(使用)单位对确定采购需求负有主体责任,对采购需求的规范性、完整性和科学性负责。归口管理部门负责审核归口项目的采购需求。

第二十条 在确定采购需求前,项目(使用)单位应按《政府采购需求管理办法》的相关规定面向市场主体开展需求调查。选择的调查对象不少于3个,并应当具有代表性。

第二十一条 归口管理部门应依据相关管理规定对项目(使用)单位申报的政府采购项目采购需求组织审核论证。项目(使用)单位应根据审核结果完善采购需求。

第二十二条 招标办收到采购申请材料后,根据政府采购法律法规、政策和有关规定,结合采购需求的特点确定采购工作方案。

第二十三条 在采购活动开始前,应依据《政府采购需求管理办法》针对采购需求管理中的重点风险事项,对采购需求和采购实施计划进行审查,审查分为一般性审查和重点审查。

对于审查不通过的,应当修改采购需求和采购实施计划的内容并重新进行审查。

第二十四条 采购需求及实施计划审查由招标办组织实施,财务处、归口管理部门等内部机构是采购与招标审查工作小组成员。必要时可邀请相关专家和招标采购代理机构参与。

第六章 采购与招标合同

第二十五条 采购部门或招标机构发布中标公告、发放《中标通知书》确定项目中标单位,在规定时间内,由项目(使用)单位严格按采购文件确定的事项与中标人确定采购合同。采购金额在1万元以上原则上应当按《合肥师范学院合同管理办法(试行)》《合肥师范学院经济合同管理办法》签订合同。

第二十六条 项目(使用)单位负责合同(含分立合同和补充协议)的审核和签署(合同主要条款不得与招标文件相违背)。

第二十七条 为保证采购与招标项目资金的投入效益和项目建设的质量,项目(使用)单位在项目合同签订后,应负责对该项目合同的执行情况进行跟踪和监督管理,督促和协调中标方履行合同,如项目建设内容发生变更,按经济签证管理规定执行。

第七章 验收、支付与资料管理

第二十八条 在招标项目的合同条款按时、按质、按量执行完毕后,项目(使用)单位依据《合肥师范学院固定资产验收管理办法(试行)》及时组织验收。

第二十九条 项目(使用)单位按省财政部门、学校资产和财务管理相关规定办理采购资金支付手续,项目支出严格按照校党〔2017〕26 号《“三重一大”决策实施办法》文件中第七条相关事项进行院长办公会和党委会研究。主要包括以下:

(一)未列入学院年度预算的资金追加或调整预算20万元

以上(含 20万元)的资金款项支出;

(二)年度预算内单项支出在 50 万元以上(含50万元)的资金款项的支出(不含:工资、公积金、社保、水电费、物业费、代扣代缴个人所得税、承包食堂营业款项返还等日常运转类支出以及在“重大项目安排”中明确的项目经费);

(三)其他大额度资金使用事项。工程类项目还需提供决算审计报告,由财务处审核后按合同约定支付。

第三十条 项目(使用)单位对采购形成的资产及时登记入账,纳入资产管理,资产管理处、财务处负责审核把关。

第三十一条 档案管理

有关招投标文件、合同等应当妥善保存。招标办负责对政府采购和学校集中采购相关资料的档案管理,并按学校档案管理有关规定分年度移交学校档案室存档;项目(使用)单位自行采购项目的相关资料由项目(使用)单位保管。校内每项采购活动的采购资料应当妥善保存,不得伪造、变造、隐匿或者销毁。

采购档案的保存期限为从采购结束之日起保存十五年。采购档案的保管人员在调动、退休、辞职时,应办理档案移交手续,未办理档案移交的,所在单位不予办理相关手续。

第八章 纪律与监督

第三十二条 参与学校采购与招标活动的相关单位和工作人员应严格遵守采购与招标工作法律法规和相关政策,规范采购行为,严格遵守下述采购工作纪律:

(一)严禁明招暗定,违规操作;

(二)严禁未经批准擅自采购;

(三)严禁将应政府采购、学校集中采购或公开招标方式采购的项目化整为零或者以其他任何方式规避政府采购和公开招标;

(四)任何单位和个人,不得以任何理由、任何方式干预和影响学校的各类采购招标活动;

(五)严禁以任何方式向投标方或他人泄露应当保密的、影响公正、公平竞争的信息和资料;

(六)严禁与供应商串通,签订虚假合同、套取资金等;

(七)学校采购与招标工作实行回避制度,采购及相关人员与供应商有利害关系的,必须回避;

(八)对违反工作纪律和规定者,学校将根据国家有关法律、法规和学校的有关规定,追究相关责任人的责任。

第三十三条 依据《中共合肥师范学院委员会重点领域关键环节监督与再监督实施办法(试行)》,参与采购与招标活动的学校各职能部门应当按照职责分工,加强对业务范围内采购活动的监督,对采购需求的部门或委托的招标采购代理机构应对采购事项的疑问及时答复,但答复的内容不得涉及商业秘密。其中,政府采购项目质疑与投诉的接受与处理流程,严格按照国家、省市相关法律法规规定执行,非政府采购项目质疑与投诉接受与处理流程按《合肥师范学院供应商管理办法(试行)》执行。

第三十四条 学校采购工作实行追责制度。对参与学校采购 活动的部门(单位)和工作人员不履行或不正确履行职责,造成 重大失误,使学校利益受到损失的或不按规定擅自进行采购的, 应当追究其相应责任;对滥用职权、玩忽职守、徇私舞弊、贪污受贿等违纪违法行为,将依纪依法追究责任。

第九章 附 则

第三十五条 本办法由资产管理处(招标办)负责解释。本办法实施过程中,如遇与上级及相关部门颁布的新规定不一致时,执行新规定。

第三十六条 本办法自印发之日起施行,原《合肥师范学院 采购与招标管理办法》(校政秘〔2021〕18号)《合肥师范学院校内采购管理办法》(校政〔2017〕10 号)同时废止。